GMAO
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GMAO Electrom


La Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) ha experimentado un enorme desarrollo en los último años, han evolucionado para crear entornos más productivos, sencillos y accesibles.

Esta evolución permite la aparición de páginas web conectadas a los programas, que permiten a los servicios asistenciales comunicar incidencias en los equipos.

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Funciones Básicas del GMAO


En este apartado se definen las funcionalidades básicas de cada módulo del GMAO, así como los datos que son necesarios que contengan de forma que sea posible obtener suficientes indicadores.

Gestión del Inventario

El eje central del GMAO es el inventario de equipos, y en él se basan prácticamente la totalidad de las acciones que permitirá el programa. Por ello, es inprescindible que permita almacenar toda la información relacionada con el mismo. Cada activo deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

  • Numero de Inventario: identificación única del equipo.

  • Marca, modelo y número de serie: datos básicos del equipo.

  • Proveedor: adquirido por el hospital, cedido, subcontratado, etc. Cada forma de adquisición implica una política de gestión diferente.

  • Importe de compra: estudio económico del equipo en reparaciones y reposiciones futuras, así como amortizaciones.

  • Tipología del equipo, servicio asistencial y ubicación: deben ser denominaciones homogéneas dentro del GMAO. Deben estar muy bien definidas y mantenidas.

  • Empresa mantenedora del equipo, es decir, datos de las empresas que mantienen dichos equipos del inventario, para un mayor control y eficiencia en reparaciones.

  • Garantía y/o contrato de mantenimiento: establece los plazos de vigencia de garantía, contratos de mantenimiento, de renting, cesión, etc.

  • Otras operaciones ligadas al inventario y no por eso menos importante son las propuestas de baja y traslados de un equipop dentro de cualquiera de las estructuras (GHF - Grupo Funcional Homogéneos o Ubicación).

Gestión de Ordenes de Trabajo (OT)

La principal fuente de información del programa son las Órdenes de Trabajo. En ellas se describe qué le sucede al equipo, cómo se ha solucionado la incidencia, cuánto tiempo han dedicado los técnicos y que materiales se han empleado.

  • Mantenimiento Correctivo

    Son las OT que reflejan las averías producidas en los equipos. Pueden originarse a partir de avisos de los servicios asistenciales o por detección de la misma por el operario; por ejemplo, a raíz de un mantenimiento preventivo.

  • Avisos

    Son los avisos de avería que el servicio asistencial registra en la aplicación para que se reparen los equipos. Lo ideal es que éstos se realicen a través de una página web, de forma que no sea necesario instalar ninguna aplicación en los equipos. Es esencial que incluyan los siguientes datos:
    - Fecha del aviso automático.
    - Identificación del equipo afectado.
    - Breve descripción de la incidencia.
    - Urgencias asistencial (diferente a la urgencia definida por mantenimiento).

  • Mantenimiento Programado

    En esta sección se suelen incluir de forma general cuatro tipos de mantenimiento: preventivo, técnico-legal, conductivo y predictivo; si bien son diferentes entre sí, reciben un tratamiento similar por el software.

    Se definen como tareas que son específicas para tipología del equipo. Cada tarea debe incluir:
    - Descripción.

    - Tipologia del equipo.
    - Frecuencia (por fecha, horas de funcionamiento, etc).
    - Gama de mantenimiento: operaciones y comprobaciones específicas a realizar sobre el equipo. Deben incorporar un rango de aceptación de las mismas
    - Herramientas y EPIS necesarias.
    - Tiempo estimado.

Datos de una Orden de Trabajo (OT)

Son la estructura que va a permitir el histórico de reparaciones de un equipo. Cada OT debe contener:
- Tipo de mantenimiento: correctivo, preventivo, etc.
- Datos de aviso (fecha, equipo intervenido, drescripción de la incidencia y urgencia).
- Descripción del mantenimiento realizado: debe ser lo más detallada posible de forma que ayude a solucionar nuevas incidencias similares y/o informar al servicio sobre cómo evitar nuevas averías.
- Causa de fallo: clasificación homogénea de las causas de fallo.
- Fecha de inicio: momento en el que el técnico acude por primera vez al equipo y evalúa la reparación.
- Fecha de fin: momento en el que queda reparado.
- Urgencia: definida por el servicio de mantenimiento.
- Debe permitir incluir múltiples intervenciones de los técnicos, identificación del técnico, fecha y tiempo dedidcado, así como el estado de la OT (en proceso, a la espera de material, etc).
- Debe permitir incluir múltiples líneas de materiales empleados, cada una con: referencia, descripción, precio.
- Datos adjuntos: fotors, documentos de asistencia, albaranes, etc.

Gestión de materiales/almacén

Las utilidades básicas de un módulo de almacén son las siguientes:
- Entrada del material: hay que identificar qué material entra en almacén, con referencia, proveedor, precio y unidades.
- Salidas de material: se realiza a través de las OT. Cuando se registra un material en una OT, éste se descuenta del stock que hay en almacén.
- Alertas de Stock: al alcanzar el nivel de stock que se ha definido, el programa debe lanzar un aviso para realizar un pedido.
- Gestión de Proveedores: cada referencia debe contemplar varios proveedores con diversos precios, calidades y tiempos de suministro de forma que se pueda comprar el repuesto al proveedor más adecuado en cada momento.

Gestión activos y herramientas

En el mantenimiento de equipos electromédicos, es de vital importancia gestionar de forma adecuada los equipos de medida, simulación y comprobación de equipos. Todos ellos tienen un periodo de calibración/verificación que es necesario controlar, además, en el caso de gestionar más de un centro sanitario, es imprescindible coordinar la ubicación de los comprobadore

Gestión de recursos humanos

El módulo de recursos humanos se encarga de gestionar el personal que interviene directamente en la resolución de las órdenes de trabajo, es decir, los técnicos que realizan el mantenimiento. Es necesario que el programa de gestión sea capaz de realizar una gestión básica del personal.

Características recomendadas de un GMAO


Plataformas de acceso

  1. PDA: aplicación nativa (no página web) que permita al operario trabajar en el día a día in situ. Esto implica poder recibir la orden de trabajo de forma dinámica y trabajar sin conexión.

  2. WEB:Tiene un acceso sencillo e intuitivo a través de una página web que permita a los servicios asistenciales realizar avisos de averías y llevar su seguimiento.

  3. Aplicación Completa: plataforma de trabajo para jefes de equipo, encargados y responsables de mantenimiento que permita realizar la configuración del programa, así como la explotación de los datos contenidos en él.

Implantación y mantenimiento de la información

La implantación y desarrollo del programa de gestión debe ser de forma progresiva, de tal manera que el usuario sea capaz de realizarlo de forma tutorizada.

El proceso de implantación debe:

  • Permitir utilizar la aplicación de forma progresiva, es decir, comenzar a utilizar uno o dos módulos del programa y poco a poco ir implantando el resto.

  • Tener la posibilidad de volcado masivo de datos existentes previamente en otros formatos Excell, Access, etc.

Exportación de la información: generación de tablas Excell

Toda la información que se introduce en el programa puede exportarse de forma completa a tablas Excell.Éste aspecto cobra especial importancia en dos ocasiones:

  1. Realización de estudios y/o informes concretos a partir de datos del programa de gestión.

  2. A la hora de cambiar de programa de gestión, de forma que se pueda trasladar todo el historial de un programa a otro.

Configurable y personalizable a la organización

 

Estructuras personalizables y multidimensionables: debe permitir establecer clasificaciones homogéneas del equipamiento, de forma que se puedan clasificar en función a varios parámetros:

  • Dependencia funcional (GFH).

  • Ubicación y/o Centro.

  • Tipología del equipos.

  • Propiedad del equipo: en propiedad, cesión, etc.

  • Mantenedor: empresa oficinal de mantenimiento, equipo propio, etc.


Configurable en función del usuario

Permite establecer y configurar diferentes perfiles de usuario. Cada perfil debe tener permisos específicos en las diferentes funcionalidades del programa de gestión. A grandes rasgos se pueden definir cuatro tipologías de usuario:

  1. Generadores de Aviso: son los usuarios finales de los equipos y/o instalaciones. Son las personas que primero detectan una incidencia y son quienes deben comunicarla.
    Una vez comunicada la incidencia, se tiene acceso al seguimiento de la misma. De esta forma pueden conocer en qué estado se encuentra la reparación e incluso una fecha prevista de solución.
    El GMAO también permite consultar la planificación del mantenimiento programado y conocer si se ha realizado y con qué resultado (conforme o no conforme).
    Y por último, conviene que tengan acceso a los datos básicos, de forma que pueda informarse ante las altas y bajas de su equipamiento.

  2.  Técnicos de Mantenimiento: son los encargados de ejecutar las diferentes operaciones de mantenimiento. La función del técnico es recibir y/o generar las órdenes de trabajo, ejecutar los trabajos y reflejar en la orden de trabajo qué han hecho. Son los responsables de inventariar nuevos y equipos y anexar toda la documentación correspondiente.

  3. Jefes de Equipo y Responsables de mantenimiento: su función es asignar trabajos específicos a un grupo u operario concreto, así como gestionar el mantenimiento en el día a día. Son los encargados de generar la planificación de mantenimiento programado. También son quienes extraen información del programa de gestión para supervisar que el mantenimiento se ejecuta conforme.

  4. Gestores: el objetivo de los gestores es tener accesible la información recogida a través del programa de gestión y explotarla. Son quienes tienen acceso a los cuandros de mando, controlen costes, tiempos y el resto de indicadores.


La interface del GMAO es intutitiva y adaptada a cada tipología de usuario de forma que os generadores de avisos únicamente tengan que seguir los pasos que les indica el programa.

La información es accesible y el lenguaje empleado adaptado al usuario, evitando en la medida de lo posible los tecnicismos que dificulten su correcto manejo y compresión.